Je hebt opdrachten aangenomen voor een bepaalde prijs. Hoe weet je of je team genoeg tijd heeft om die projecten af te ronden? En wat is de uiteindelijke omzet op die projecten? Zonder urenregistratie heb je hier achteraf een gevoel bij. Met een urenregistratie heb je real-time inzicht in de beschikbare tijd en toekomstige omzet, zodat je nog tijdens het project kunt sturen op een positief resultaat.
Zeven voordelen van een urenregistratie
Een urenregistratie heeft diverse voordelen:
- Je weet hoeveel tijd je team nodig heeft om een bepaalde opdracht af te ronden (en kunt daardoor toekomstige projecten beter plannen en budgetteren)
- Je geeft je team voldoende tijd om kwaliteit te leveren (want je weet door eerdere projecten wat je medewerkers écht nodig hebben en waard zijn
- Managers en teams houden samen grip op het budget
- Teams die uren schrijven en zien hoeveel uren beschikbaar zijn, overschrijden tot vijftig procent minder vaak het budge
- Tijdens het project zie je of het team op schema ligt (en actie ondernemen met het team of de klant als je meer uren nodig hebt)
- Het team voelt zich zelf verantwoordelijk om binnen het budget te blijven en maakt daardoor zelfstandig slimmere keuzes
- Je hebt sneller inzicht in toekomstige omzet
Geef teams meer tijd voor kwaliteit
Een urenregistratie geeft veel inzicht. Ontdek waar je tijd echt naartoe gaat. Wanneer je weet welk soort projecten en welke diensten de meeste tijd kosten, is het eenvoudig om hier meer tijd voor te plannen. En daar je offerte op aan te passen. Zo geef je je team meer tijd om kwaliteit te leveren.
Grip op budget
Je behaalt het beste projectresultaat wanneer teamleden real-time zien hoeveel uren er nog beschikbaar zijn voor een (deel)opdracht. Om dit te registreren, vertaal je de offerte-afspraken door naar beschikbare uren. Medewerkers schrijven vervolgens hun uren op het project en zien real-time hoeveel uren ze hebben besteed en hoeveel uren nog beschikbaar zijn om een (deel)opdracht af te ronden.
Software voor urenregistratie is een gemakkelijk hulpmiddel. Een goed voorbeeld is de projectsoftware van Simplicate. De software vertaalt offertes direct naar budgetten, waardoor medewerkers real-time inzicht hebben in de voortgang. Zo houd je eenvoudig zicht op het budget.
Inzicht in toekomstige omzet
Met de urenregistratie weet je hoeveel tijd je hebt besteed aan interne projecten en klanten. De uren voor klanten zijn productieve uren. In het ideale geval kun je alle productieve uren factureren. In de praktijk zit hier soms een verschil in; bijvoorbeeld omdat een klant niet tevreden is of omdat je meer tijd hebt besteed dan vooraf was afgesproken. De productieve uren die je op de factuur zet, worden uitgedrukt als declarabiliteit. Meet de declarabiliteit over verschillende projecten en je hebt een goede indicatie van je toekomstige omzet.
Inzicht in je toekomstige omzet geeft rust. Je weet wanneer je welke inkomsten kunt verwachten. Loopt de toekomstige omzet een keer terug, dan zie je dit op tijd en kun je campagnes opzetten om nieuwe klanten te werven of extra opdrachten op te halen bij bestaande klanten.
Maak een succes van urenregistratie
Je weet nu welke voordelen een urenregistratie heeft. Wil je hier zelf mee starten? Maak je urenregistratie dan zo eenvoudig mogelijk. Maak vooral gebruik van bestaande software, zodat je zo snel en eenvoudig mogelijk inzicht krijgt in jouw urenregistratie. Kijk bijvoorbeeld op de website van Simplicate voor meer informatie.